Términos del servicio

1. Introducción

Los presentes Términos de Servicio (en adelante, los “Términos”) regulan el acceso y uso, mediante Suscripción mensual, de la plataforma SaaS de inteligencia artificial y computación en la nube (cloud computing) (en adelante, la “Plataforma”), los agentes de inteligencia artificial, chatbots, automatizaciones, integraciones, APIs y demás funcionalidades disponibles a través de dicha Plataforma, ofrecidas por QUOLIX S.A.S. (en adelante, “QUOLIX”, “nosotros” o “la Empresa”).

Al registrarse, contratar, acceder o utilizar cualquiera de los servicios, el Cliente declara haber leído, comprendido y aceptado estos Términos.

2. Definiciones

Para efectos de estos Términos:

• Cliente: persona natural o jurídica que contrata los servicios.
• Usuario: persona autorizada por el Cliente para acceder a la Plataforma.
• Plataforma: la plataforma SaaS de inteligencia artificial y de computación en la nube (cloud computing), bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS), desarrollada y operada por QUOLIX, a la cual el Cliente accede de forma remota mediante Suscripción.
• Suscripción: el plan de acceso mensual mediante el cual el Cliente obtiene el derecho de uso de la Plataforma, conforme a estos Términos.
• Agente de IA: sistema basado en inteligencia artificial capaz de interactuar automáticamente con usuarios.
• Bot: asistente conversacional configurado por QUOLIX o por el Cliente.
• Servicios: todos los productos, funcionalidades, APIs, integraciones, automatizaciones y herramientas ofrecidas por QUOLIX.
• Datos del Cliente: toda información suministrada por el Cliente o procesada mediante la Plataforma.
• Datos Personales: toda información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

3. Objeto del servicio

QUOLIX proporciona el acceso, mediante Suscripción mensual, a una plataforma SaaS de inteligencia artificial y computación en la nube (cloud computing) destinada a automatizar procesos empresariales.

Los servicios pueden incluir, entre otros:

• Agentes inteligentes.
• Chatbots.
• Automatización de atención al cliente.
• Automatización de ventas.
• Automatización de citas.
• Integración con CRM.
• Integración con ERP.
• Integración con plataformas de mensajería.
• Paneles administrativos.
• APIs.
• Herramientas analíticas.

La contratación de un servicio específico no implica el acceso a todas las funcionalidades de la plataforma.

4. Acceso a la plataforma

Durante la vigencia de la Suscripción, QUOLIX otorga al Cliente un derecho de acceso a la Plataforma que es:

• Limitado.
• Revocable.
• No exclusivo.
• Personal.
• Intransferible.

Este derecho de acceso no constituye venta, cesión ni licenciamiento tradicional de software, ni transfiere al Cliente derecho de propiedad, copia o instalación alguna sobre la Plataforma. Se trata exclusivamente de un servicio de computación en la nube (cloud computing), prestado bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS), al cual el Cliente accede de manera remota mientras mantenga una Suscripción activa.

El Cliente únicamente podrá utilizar la Plataforma conforme a la finalidad contratada y durante la vigencia de su Suscripción.

El Cliente no podrá, directa o indirectamente: realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar la Plataforma o los modelos de IA asociados; copiar, replicar o crear obras derivadas de la Plataforma con fines distintos a los autorizados; utilizar la Plataforma, sus salidas o los datos generados durante su uso para entrenar, desarrollar o mejorar modelos de inteligencia artificial que compitan con QUOLIX; o eludir o intentar eludir las limitaciones técnicas o los controles de acceso de la Plataforma.

5. Registro y cuentas

El Cliente es responsable de:

• La veracidad de la información suministrada.
• Mantener actualizados sus datos.
• Proteger sus credenciales.
• Todas las actividades realizadas desde su cuenta.
• Gestionar adecuadamente los permisos de sus usuarios.

El Cliente deberá notificar inmediatamente cualquier acceso no autorizado.

QUOLIX implementará medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables para proteger la información alojada en la plataforma. En caso de un incidente de seguridad que comprometa datos del Cliente, QUOLIX lo notificará sin dilación indebida, informando la naturaleza del incidente y las medidas adoptadas para mitigarlo, sin perjuicio de las obligaciones adicionales que correspondan conforme a la legislación aplicable.

6. Responsabilidad del cliente

El Cliente será responsable de:

• Configurar correctamente sus procesos.
• Revisar el funcionamiento de las automatizaciones.
• Validar respuestas críticas generadas por la IA.
• Supervisar periódicamente sus agentes.
• Mantener actualizada la información utilizada para entrenar los asistentes.

El Cliente no podrá delegar completamente sus procesos críticos en sistemas automatizados sin mecanismos adecuados de supervisión.

En particular, el Cliente será responsable de validar cualquier acción o decisión, adoptada con base en las automatizaciones o en las respuestas generadas por la Plataforma, que pueda generar efectos jurídicos, económicos, operativos o reputacionales.

7. Datos del cliente

Todos los datos suministrados por el Cliente continúan siendo de su propiedad o de sus respectivos titulares.

El Cliente declara que posee las autorizaciones necesarias para tratar dichos datos y autoriza a QUOLIX a procesarlos exclusivamente para la prestación del servicio.

QUOLIX actuará como encargado del tratamiento cuando así corresponda conforme a la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes, y de acuerdo con lo dispuesto en la Política de Privacidad de QUOLIX, disponible en su sitio web.

Los Datos del Cliente se conservarán mientras el Cliente mantenga una cuenta activa con QUOLIX, o mientras exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación. El Cliente podrá solicitar la eliminación de sus datos conforme a la legislación de protección de datos aplicable, sin perjuicio de la información que QUOLIX deba conservar por obligación legal.

El Cliente reconoce y autoriza que, dada la infraestructura tecnológica utilizada por QUOLIX y sus proveedores (incluyendo, entre otros, servicios de nube e inteligencia artificial de terceros), los Datos del Cliente podrán ser almacenados, procesados o transferidos a servidores ubicados fuera del territorio colombiano. QUOLIX adoptará las medidas contractuales y técnicas razonables exigidas por la legislación aplicable para garantizar niveles adecuados de protección en dichas transferencias internacionales de datos.

8. Uso de inteligencia artificial

Los Servicios de QUOLIX pueden utilizar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros para generar respuestas, clasificar información, automatizar procesos y asistir en la toma de decisiones.

El Cliente reconoce expresamente que:

• Las respuestas generadas por IA son probabilísticas.
• La IA puede producir respuestas incorrectas, ambiguas, incompletas, desactualizadas o inapropiadas para un caso concreto.
• La IA puede interpretar de forma imperfecta el contexto.
• Las respuestas pueden variar ante consultas similares.

En consecuencia, QUOLIX no garantiza la exactitud, integridad, disponibilidad o idoneidad de las respuestas generadas por dichos sistemas para una finalidad específica.

9. Decisiones automatizadas

El Cliente acepta que:

• La plataforma constituye una herramienta de apoyo.
• Las decisiones comerciales, jurídicas, médicas, financieras o estratégicas deberán ser evaluadas por personas competentes.
• QUOLIX no sustituye el juicio profesional del Cliente.

Toda decisión tomada exclusivamente con base en respuestas generadas por IA será responsabilidad del Cliente.

QUOLIX no presta servicios profesionales de asesoría médica, legal, financiera, contable o de cualquier otra índole regulada, y ninguna salida generada por la Plataforma o sus Agentes de IA deberá interpretarse como tal. El Cliente es el único responsable de contar con la asesoría profesional idónea antes de adoptar decisiones con base en dichas salidas.

10. Disponibilidad del servicio

QUOLIX realizará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la Plataforma disponible.

Sin embargo, el Cliente acepta que podrán presentarse interrupciones por:

• Mantenimiento preventivo.
• Mantenimiento correctivo.
• Actualizaciones.
• Fallas de proveedores de infraestructura cloud.
• Interrupciones en los servicios de terceros necesarios para la prestación de la Plataforma.
• Indisponibilidad de APIs externas.
• Incidentes de seguridad.
• Eventos de fuerza mayor.

Salvo acuerdo expreso en un SLA independiente, QUOLIX no garantiza una disponibilidad específica del servicio.

11. Pagos y facturación

El acceso a los Servicios se presta mediante planes de suscripción mensual. El Cliente se obliga a realizar el pago correspondiente mediante transferencia bancaria, dentro de la fecha de corte establecida para su plan.

En caso de que el Cliente no realice el pago en la fecha correspondiente, QUOLIX podrá suspender automáticamente el acceso a la Plataforma, sin necesidad de requerimiento previo, hasta que se verifique el pago. La suspensión por mora no genera responsabilidad alguna para QUOLIX ni derecho a compensación a favor del Cliente.

Los precios de los planes podrán ser ajustados por QUOLIX, quien informará al Cliente con una antelación razonable antes de que el ajuste entre en vigor. El uso continuado del Servicio tras dicho aviso constituye aceptación del nuevo precio.

El valor de la Suscripción mensual a la Plataforma SaaS de QUOLIX no se encuentra gravado con el Impuesto sobre las Ventas (IVA), por tratarse de un servicio de computación en la nube (cloud computing) bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS), excluido del IVA conforme al numeral 21 del artículo 476 del Estatuto Tributario, en concordancia con el Concepto Unificado No. 017056 del 25 de agosto de 2017 y el Oficio DIAN No. 17123 de 2019, en la medida en que QUOLIX cumple con las características esenciales de la computación en la nube (autoservicio bajo demanda, acceso amplio a la red, asignación común de recursos, elasticidad rápida y servicio medible), con el modelo de servicio SaaS, y con uno de los modelos de implementación de nube reconocidos por la normatividad aplicable.

No obstante, los servicios adicionales de soporte, implementación, consultoría, personalización u otros servicios profesionales prestados por QUOLIX, cuando sean contratados por el Cliente, sí estarán gravados con el IVA a la tarifa vigente, por no encontrarse cobijados por la exclusión antes mencionada, y se facturarán de forma independiente al valor de la suscripción.

Nota: la exclusión de IVA depende de que QUOLIX efectivamente cumpla y pueda acreditar, en cualquier momento, las características técnicas de cloud computing exigidas por la DIAN (Concepto 017056 de 2017 y Oficio 17123 de 2019). Se recomienda documentar internamente ese cumplimiento (arquitectura, modelo de implementación, etc.) y validar la clasificación con un asesor tributario, ya que la autoevaluación del cumplimiento es responsabilidad del prestador del servicio.

12. Servicios de terceros

La Plataforma puede integrarse con servicios de terceros, incluyendo, entre otros:

• WhatsApp Business Platform.
• Meta.
• Google.
• Microsoft.
• OpenAI.
• Anthropic.
• Servicios de correo electrónico.
• CRMs.
• ERPs.
• Plataformas de comercio electrónico.
• Procesadores de pago.

QUOLIX no controla dichos servicios y no será responsable por cambios, restricciones, interrupciones o decisiones adoptadas por sus proveedores.

El uso de funcionalidades soportadas por proveedores de IA de terceros (incluyendo, entre otros, OpenAI y Anthropic) está adicionalmente sujeto a las políticas de uso aceptable de dichos proveedores. El Cliente se obliga a cumplirlas y reconoce que QUOLIX podrá verse obligado a restringir, suspender o modificar funcionalidades para cumplir con controles de exportación, sanciones u otras restricciones regulatorias impuestas por dichos proveedores o por autoridades competentes.

13. Usos prohibidos

El Cliente se compromete a no utilizar la Plataforma para:

• Actividades ilícitas.
• Fraude.
• Suplantación de identidad.
• Envío masivo de spam.
• Phishing.
• Distribución de malware.
• Violación de derechos de terceros.
• Difusión de contenido ilegal.
• Acoso.
• Discriminación.
• Manipulación engañosa de usuarios.
• Procesamiento de datos sin autorización legal.
• Creación o distribución de contenido que suplante la identidad de terceros sin autorización, incluyendo deepfakes o contenido sintético engañoso.
• Uso de las salidas, datos o interacciones generadas mediante la Plataforma para entrenar, desarrollar o mejorar modelos de inteligencia artificial de terceros o competidores de QUOLIX.

QUOLIX podrá suspender inmediatamente el servicio cuando detecte cualquiera de estas conductas.

14. Propiedad intelectual

Todos los derechos sobre la Plataforma pertenecen exclusivamente a QUOLIX, incluyendo:

• Código fuente.
• Algoritmos.
• Interfaces.
• Diseños.
• Metodologías.
• Modelos de IA.
• Documentación.
• Marcas.
• Logotipos.
• Mejoras.
• Desarrollos futuros.

El Cliente no adquiere ningún derecho de propiedad sobre dichos activos.

15. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información técnica, comercial, financiera y estratégica recibida durante la relación contractual.

Esta obligación permanecerá vigente durante la ejecución del contrato y por un periodo adicional de dos (2) años contados desde su terminación, salvo tratándose de información que constituya secreto empresarial conforme a la ley aplicable, caso en el cual la obligación de confidencialidad se mantendrá vigente mientras dicha información conserve tal carácter.

16. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, QUOLIX no será responsable por:

• Pérdidas de ingresos.
• Pérdida de utilidades.
• Pérdida de clientes.
• Pérdida de oportunidades comerciales.
• Pérdida de reputación.
• Interrupciones del negocio.
• Daños indirectos.
• Daños incidentales.
• Daños consecuenciales.
• Pérdida de datos causada por terceros.
• Errores derivados de servicios de terceros.
• Respuestas generadas por inteligencia artificial.
• Decisiones tomadas por el Cliente con base en automatizaciones.

Las limitaciones y exclusiones previstas en esta cláusula no aplicarán en casos de dolo o culpa grave debidamente probada de QUOLIX, conforme a la legislación colombiana aplicable.

La responsabilidad total acumulada de QUOLIX frente al Cliente, por cualquier causa, no excederá el valor efectivamente pagado por el Cliente a QUOLIX durante los doce (12) meses anteriores al evento que origine la reclamación.

17. Indemnidad

El Cliente se obliga a mantener indemne a QUOLIX frente a cualquier reclamación, sanción, multa, investigación o proceso derivado de:

• Información suministrada por el Cliente.
• Incumplimiento de la legislación aplicable.
• Uso indebido de la Plataforma.
• Violación de derechos de terceros.
• Tratamiento ilícito de datos personales.
• Contenido generado o difundido mediante la Plataforma por instrucciones del Cliente.

18. Modificaciones del servicio

QUOLIX podrá:

• Incorporar nuevas funcionalidades.
• Modificar procesos internos.
• Actualizar algoritmos.
• Sustituir proveedores tecnológicos.
• Mejorar la infraestructura.
• Corregir errores.
• Retirar funcionalidades obsoletas.

Cuando una modificación afecte sustancialmente los derechos u obligaciones del Cliente, QUOLIX procurará informarlo con una antelación razonable.

19. Duración y cancelación

El contrato se celebra por planes de suscripción mensual, que se renuevan automáticamente al inicio de cada periodo, salvo que el Cliente cancele su suscripción antes de la fecha de renovación.

El Cliente podrá cancelar su suscripción en cualquier momento a través de la plataforma o mediante solicitud escrita. La cancelación surtirá efecto al finalizar el periodo mensual ya pagado, sin generar reembolsos proporcionales por el tiempo no utilizado dentro de dicho periodo.

QUOLIX podrá suspender el acceso de forma inmediata en caso de mora en el pago, conforme a lo establecido en la cláusula de Pagos y Facturación, sin que ello constituya terminación del contrato, salvo que la mora persista por un periodo prolongado, en cuyo caso QUOLIX podrá dar por terminado el contrato.

20. Suspensión y terminación

QUOLIX podrá suspender o terminar el acceso a la Plataforma cuando:

• Exista incumplimiento de estos Términos.
• Se detecten actividades fraudulentas o ilícitas.
• Exista mora en el pago de los servicios.
• Una autoridad competente lo requiera.
• El uso de la Plataforma represente un riesgo para la operación del servicio, otros clientes o terceros.

La suspensión o terminación por incumplimiento del Cliente no generará derecho a reembolso, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario.

21. Legislación aplicable y jurisdicción

Estos Términos se regirán por las leyes de la República de Colombia.

Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier controversia mediante negociación directa. Si no se alcanza un acuerdo, las controversias serán sometidas a los jueces competentes del domicilio principal de QUOLIX, salvo disposición legal imperativa en contrario.

22. Modificaciones de los términos

QUOLIX podrá modificar estos Términos cuando resulte necesario por cambios legales, regulatorios, tecnológicos o comerciales.

La versión vigente estará siempre disponible en el sitio web. El uso continuado de los Servicios después de la entrada en vigor de las modificaciones constituirá aceptación de los nuevos Términos.

23. Cláusulas generales

Divisibilidad: si alguna disposición de estos Términos es declarada inválida o inejecutable por autoridad competente, dicha disposición se entenderá separada del resto, el cual conservará plena validez y efecto.

Acuerdo íntegro: estos Términos, junto con los anexos, órdenes de servicio y políticas referenciadas expresamente, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes respecto a su objeto, y reemplazan cualquier entendimiento previo, verbal o escrito.

Cesión: el Cliente no podrá ceder este contrato ni los derechos derivados de él sin el consentimiento previo y escrito de QUOLIX. QUOLIX podrá ceder este contrato, total o parcialmente, en el marco de una fusión, adquisición, reorganización societaria o venta de activos, previa notificación al Cliente.

Capacidad: el Cliente declara ser mayor de edad y contar con la capacidad legal necesaria para contratar, o, tratándose de una persona jurídica, que quien suscribe cuenta con las facultades suficientes para obligarla.

24. Contacto

Para consultas relacionadas con estos Términos de Servicio, puede comunicarse con:

• QUOLIX S.A.S.
• Correo electrónico: info@quolixai.com
• Sitio web: www.quolixai.com